4 Alasan Kenapa Kamu Harus Pakai Aplikasi HRIS Lokal

Memilih Aplikasi HRIS - Image from freepik

Apa itu HRIS ?

Human Resources Information System atau disingkat HRIS merupakan aplikasi berbasis online yang mengutamakan fungsi self service, penyimpanan database karyawan, administrasi presensi, perhitungan penggajian. Namun tidak semua HRIS menyediakan fitur yang lengkap, ada yang terfokus pada presensi saja atau penggajian saja. Penggunaannya akan bergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan.

Dalam sejarahnya, HRIS mulai diperkenalkan pada tahun 1950 dan 1960-an melalui sistem penggajian otomatis. Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer, HRIS kembali dikembangkan hingga pada tahun 1980-an dan mendapat tanggapan yang sangat bagus. Aplikasi HRIS dianggap lebih murah dan sangat cocok untuk perusahaan kecil pada waktu itu. Pada tahun 1990-an HRIS mengalami perkembangan pesat dan turut mempengaruhi strategi bisnis perusahaan. Banyak fitur yang mulai dikembangkan hingga aplikasi HRIS dewasa ini sangatlah lengkap dan modern.

Apa Keuntungan Memakai HRIS

Memakai aplikasi HRIS memiliki tujuan yang hampir sama bagi setiap perusahaan. Ingin mendapatkan sistem yang efektif untuk mengelola administrasi karyawan. Dengan menggunakan aplikasi ini, diharapkan dapat memangkas waktu kerja HR yang lama menjadi lebih cepat.

Selain itu, beberapa manfaat yang akan anda dapat saat memakai aplikasi HRIS adalah 

1) HRIS dapat membantu anda hemat biaya karena tidak perlu merekrut banyak orang untuk divisi HR.

Fitur yang super canggih dan lengkap akan membantu anda mengelola sistem meskipun dengan jumlah karyawan yang sangat banyak. Kebutuhan anda seperti presensi, database, administrasi cuti dan lembur hingga penggajian telah tersedia dengan lengkap.

2) HRIS membuat kerja anda lebih cepat

Dengan sistem online, HRIS menjadi idaman beberapa HR dikarenakan proses pekerjaan mereka menjadi lebih cepat. HR dapat menyingkat waktu untuk rekap laporan karena HRIS sudah menyediakan laporan yang sangat lengkap dan realtime sehingga bisa di download kapan saja

3) Fitur yang Mudah digunakan dan ramah untuk pemula

HRIS dirancang untuk digunakan oleh segala profesi, tidak cuman HR. HRIS juga dikembangkan untuk pemilik bisnis kecil yang belum memiliki divisi HRD yang lengkap. Oleh karena itu menu yang ditampilkan pada aplikasi ini biasanya sangat simpel dan mudah digunakan.

Memilih HRIS yang Cocok - Image from Freepik

Bagaimana Cara Untuk Memilih HRIS?

Memilih aplikasi HRIS sama saja seperti memilih baju, harus mencocokkan antara kebutuhan dan kesukaan anda. Sebagai pertimbangannya, untuk memilih HRIS anda perlu mempertimbangkan hal-hal berikut :

1. Jumlah pegawai yang aktif

Anda perlu menentukan jumlah karyawan yang akan anda berikan akses untuk memakai HRIS. Fungsi utama HRIS adalah membuat pekerjaan anda semakin mudah. Sehingga semakin banyak karyawan yang masuk diharapkan bisa anda kelola lebih cepat dan efektif. Pilih HRIS yang memiliki server yang siap untuk banyak karyawan.

2. Fitur Self- Service

Fitur ini menjadi hal wajib karena dengan adanya self service akan memangkas waktu anda bekerja. Pengajuan ijin cuti, reimbursement dan absensi dilakukan oleh karyawan. Tugas anda hanya perlu menyetujui dan memantau laporannya setiap bulan.

3. Kemudahan Akses di Segala Gadget

HRIS nantinya akan dipakai oleh berbagai jenis gadget, pastikan aplikasi yang anda pilih telah mendukung beberapa sistem yang ada seperti IOS, Android, Windows dan lain-lain.

4. Fitur Administratif untuk Absensi dan Izin cuti

HRIS yang anda pilih haruslah bisa mengontrol pillar penting dalam proses tiap hari karyawan anda. Pastikan memiliki sistem yang mudah digunakan, tercatat sempurna dan menyediakan laporan yang lengkap.

5. Penyimpanan Data Karyawan

Data karyawan akan menjadi poin penting dalam aplikasi HRIS. Pastikan data karyawan anda akan tersimpan secara lengkap dan sempurna pada aplikasi yang anda pilih.

6. Informasi Gaji Karyawan dan Sistem Penggajian

Penggajian menjadi hal penting setiap bulan. Dengan menggunakan HRIS, anda akan sangat terbantu karena data seperti detail gaji, potongan dan slip gaji akan di proses oleh aplikasi. Anda bisa memilih HRIS yang mempunyai fitur lengkap termasuk sistem penggajian.

7. Fitur Tambahan untuk Manajemen Karyawan

Selain fitur diatas, HRIS yang lengkap biasanya juga memiliki fitur untuk melakukan penilaian karyawan (KPI) dan rekrutmen.

HRIS Lokal - Image from humanis

Pilih HRIS Lokal. Kenapa?

Banyak sekali aplikasi HRIS yang bisa anda pilih baik yang berasal dari Indonesia atau produk luar. Namun, ada beberapa keterbatasan yang biasanya akan anda alami ketika memakai aplikasi dari luar seperti penyesuaian bahasa hingga kebijakan yang berbeda membuat anda harus mengadaptasi cara kerja sistem.

Agar tidak salah pilih, berikut beberapa alasan kenapa anda harus memakai HRIS Lokal buatan Anak Bangsa

1. Aturan yang sesuai dengan iklim ketenagakerjaan Indonesia

Peraturan bisa berbeda di tiap-tiap negara. Bisa jadi peraturan di Amerika berbeda dengan peraturan di Indonesia. Seperti kebijakan perhitungan THR bisa jadi tidak ada di negara lain atau menggunakan perhitungan yang berbeda. Dengan begitu, tentu penggunaan HRIS Lokal akan sangat membantu karena anda tidak perlu beradaptasi dengan aturan dari negara lain.

2. Bahasa Yang Digunakan

Penggunaan istilah ketenagakerjaan menjadi hal yang penting. Misalnya dalam perhitungan penggajian terdapat istilah PTKP (Penghasilan tidak Kena Pajak), anda mungkin akan langsung memahami istilah ini. Namun ketika menggunakan bahasa inggris mungkin akan lebih universal sehingga anda perlu memahami maksud dari istilah yang digunakan. HRIS Lokal dibuat menggunakan istilah yang sudah umum digunakan di lingkungan pekerja Indonesia.

3. Permasalahan Ketenagakerjaan di Indonesia

Pengesahan Omnibus Law membawa beberapa perubahan terhadap aturan ketenagakerjaan Indonesia. Jika anda menggunakan HRIS luar negeri mungkin kebijakan tidak akan diperbarui dengan cepat atau malah anda yang bertugas untuk menyesuaikan aturan HRIS anda dengan aturan yang terbaru. Keuntungan HRIS lokal biasanya akan selalu update dengan peraturan yang berlaku.

4. Pembayaran menggunakan mata uang Rupiah

Mata uang menjadi alasan memilih HRIS Lokal. Penggunaan dollar mungkin meningkatkan risiko biaya berlangganan yang berubah sesuai kurs yang berlaku. Selain itu, integrasi dengan bank lokal akan memudahkan HRD dalam melakukan transfer dana penggajian pada karyawan.

Berikut rekomendasi HRIS Lokal yang Patut anda Coba

1. Humanis

Humanis memiliki fitur yang lengkap mulai dari database karyawan, presensi, administrasi izin dan penggajian. Humanis juga merupakan HRIS Lokal yang selalu update dengan aturan pemerintah yang terbaru. Bahasa yang digunakan juga mengacu pada istilah yang umum digunakan di lingkungan ketenagakerjaan di Indonesia. Dengan fitur yang lengkap akan membantu anda hampir di semua kebutuhan administrasi kantor anda. Informasi lebih lanjut silahkan klik disini

2. Kerjoo

Kerjoo merupakan HRIS yang berfokus pada administrasi absensi. Semua fitur bisa digunakan untuk  membantu HRD dalam mengelola presensi karyawannya. Kerjoo juga menyediakan mode checklock untuk WFH serta laporan absensi yang lengkap. Kelebihan dari aplikasi Kerjoo adalah fasilitas open API yang bisa anda integrasikan dengan aplikasi di perusahaan anda.

3. Reprime

Reprime merupakan HRIS lokal yang fitur utamanya adalah absensi dan payroll. Sistem penggajian yang mudah digunakan dan menggunakan istilah penggajian yang sudah umum di Indonesia.